5 Regole per riunioni efficienti ed efficaci: più produttività sul lavoro

Le riunioni sono un importante dolente per molte organizzazioni che si sforzano di migliorare la propria struttura organizzativa.
Il rimedio, tuttavia, non è quello di fare meno riunioni; si tratta renderle più regolari e specifiche.
Il vero lavoro di team è fatto nelle riunioni.
Se si sta sviluppando un nuovo piano di marketing, per esempio, è possibile farlo attraverso uno scambio di email, una serie di sessioni faccia a faccia, o una riunione di gruppo.
Ognuno di questi incontri avrà un esito differente, ma l’incontro di squadra è il più efficace, sia in termini di tempo che di risultato.
Qui di seguito sono cinque regole per ottimizzare le vostre riunioni, che vi potranno dare maggiore vantaggio competitivo.
Regola n° 1: gli incontri vanno svolti regolarmente. I gruppi utilizzano gli incontri per discutere delle decisioni importanti.
Nell’ambito delle varie riunioni si cambieranno posizioni, ci saranno dei dubbi, ma alla fine tutti sentiranno di aver espresso il loro parere e saranno in grado di lavorare con maggiore determinazione per raggiungere l’obiettivo.
Regola n ° 2: Tenere riunioni diverse per diversi tipi di informazioni. Non mescolare le questioni amministrative (come comportarsi con i clienti) con quelle tattiche
(quali nuove strategie di marketing attivare) e con quelle strategiche (come comportarsi in futuro).
Il motivo? I nostri cervelli non sono così abili da passare rapidamente da un tipo di informazioni ad un altro.
Regola n ° 3: Costruire un ordine del giorno in tempo reale basato un una richiesta di input da ogni membro del team. Le persone coinvolte costruiranno un ordine del giorno sulla base di ciò che è importante per loro e per il business in tempo reale.
Regola n ° 4: Assegnare un moderatore che ha tatto ma che riesca a guidare con fermezza l’incontro.
Bisogna trovare una persona che, indipendentemente dai rapporti di amicizia, fiducia e responsabilità, sia in grado di dire quando l’incontro sta andando off-topic per riportarla sulla giusta pista.
Regola n ° 5: Trascorrere gli ultimi 5 o 10 minuti della riunione ricapitolando decisioni e azioni e accettando quello che il team dirà nelle sue relazioni dirette su ciò che è stato discusso.
Per le riunioni produttive, la fine è importante tanto quanto l’inizio. Non lasciare che la gente scappi se non è daccordo. Se la posizione di qualcuno non è chiara, chiedetelo!
Nulla è più mortale del dissenso silezioso che si traduce rapidamente in un incontro del tutto non funzionale dopo la riunione, in cui le opinioni reali sono espresse a porte chiuse.